この記事では「外出中です」について解説をします。
「外出中です」とは?意味
今は会社にいない、会社の外に出ているという意味です。
「外出」は、家や勤務先などの外に出ることです。
外出だけでは、どこに行ったのかはわかりません。
「中」には、ある物事をしているところという意味があります。
「話し中」という場合だと、今話しているところ、その際中という意味になります。
「です」は丁寧の意を表す語です。
「外出中です」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
仕事は勤め先の中だけで行うものではなく、ときには会社の外に出て行うこともあります。
ある人が今会社にいるのかと問われたとき、不在の場合があるでしょう。
そのときに使用する言葉です。
「です」は丁寧な意を表す語なので、目上の人や取引先の相手に対して使用することができます。
尊敬語でも謙譲語でもないので、自分と同等のものや下のものに対しても使用できます。
この言葉をよく使う場面は電話対応です。
電話がかかってきたときに、担当者がいない場合に用います。
何のために外出しているのかを詳しく説明する必要はありません。
昼食のために外出をしている場合なら、外出中という言葉を使うのではなく、「お昼に出ておりまして」と表現することもできます。
電話をかけてきた相手は、今外に出ている人に用事があるので、何の用事なのかを聞いて伝言を伝える、あるいは何時ころに戻ってくると伝えて、必要であればこちらから電話をかけ直すなどをします。
「○○時に帰社予定です」と戻ってくるおおよその時間を伝えます。
そして、折り返しの電話が必要なのか相手の意向を確かめ、必要だとの返事だったなら「折り返し電話を差し上げるよう伝えておきます」などと述べます。
伝言を任された場合には、その内容に間違いがないようにメモを取ります。
誰から、いつ、どのような用件で電話があったのかも記録しておきます。
また、外出をしているため、相手が用事を済ませることができず、迷惑をかけているので、謝罪の言葉を添えるようにします。
「外出中です」を使った例文
・『ただいま外出中です』
・『申し訳ありませんが、○○は外出中です』
「外出中です」の返答や返信例
用事がある相手が不在なので、別の機会に電話をする、伝言を残すなどをします。
相手の会社に出向いて、そのときに相手がいなかった場合なら、会社で待たせてもらう、別の機会にもう一度訪れるなどをします。
まとめ
電話がかかってきたけれど担当者がいないなど、外出をしていることがあるときに使用する言葉です。
この言葉を用いるだけでなく、いつ戻ってくるのか、伝言を伝える必要があるのかなども伝えるようにします。
