この記事では「書類に不備がありましたらお知らせください」について解説をします。
「書類に不備がありましたらお知らせください」とは?意味
書類に不十分なところがあったなら伝えてくださいという意味です。
丁寧にお願いをしています。
「不備」には、必要なものがすべてそろっているわけではない、不十分という意味があります。
「ありましたら」は、あるのならばといった意味です。
「ある」「ます」「たら」をつなげています。
「たら」は、実現していない事柄を仮に実現したと考えて言う意です。
「明日晴れたならハイキングに行こう」のような使い方をし、この場合だと明日晴れていることは、今の時点では実現していないけれど、晴れたと仮定をしてハイキングに行くといっています。
「お知らせ」は、言葉などで伝えるという意味です。
「お」は下に「くださる」を添えた形で用いると、その行為をする人に対して尊敬の意を表すものになります。
「ください」は「くださる」の命令形です。
「お」を伴った動詞の連用形とともに使用をすると、相手に何かを要望・懇願する意になります。
「書類に不備がありましたらお知らせください」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
この言葉は、書類に不備があるかもしれないときに用います。
「ありましたら」なので、不備があると確定しているわけではありません。
不備があると仮に想定して、もしそうならば教えてくださいと伝えています。
知らせるという行為をする相手に対して敬意を表しているので、目上の人や取引先の人に対して用いることができます。
しかし、「ください」とすると押しつけているように感じられる場合があります。
他の表現をすると柔らかく伝えることができます。
他の表現には、「~くださいますか」「~していただけると幸いです」などがあります。
書類を提出するときには、不十分なところがないように確認をしましょう。
不備なところがあったときに知らせてもらうのではなく、知らせてもらわなくてもよいような内容の書類を作るのです。
「書類に不備がありましたらお知らせください」を使った例文
・『お手数をおかけしますが、書類に不備がありましたらお知らせください』
「書類に不備がありましたらお知らせください」の返答や返信例
知らせることに承知した旨を伝えます。
書類に目を通して不備がなければ、連絡する必要はありません。
問題がなかったということを伝えてもよいでしょう。
まとめ
この言葉は、書類に不十分なところがあったら伝えて欲しいとお願いする際に用います。
書類を提出することは頻繁にあるので、この言葉を使う機会もあることでしょう。
しかし、不備があったら知らせてもらうのではなく、不備がないように書類を作ることが大切です。
