「書類に不備がありましたら」とは?
ビジネスでの使い方や、敬語での言い換え方法などについて、分かりやすく解説していきます。
「書類に不備がありましたら」とは?
「書類」は「記録した文書」を意味する言葉です。
また、「不備」は「備えていないこと」を意味する言葉です。
「備えていない」は裏返せば、「欠陥がある」、「不具合がある」と同じことです。
ここでは「書類に不備がある」と表現しています。
ここで不備と示した場合、正しくない状態であれば種類を問わずに不備と言えるのです。
誤字があっても、捺印がなくても、印刷サイズが違っても、どのようなものであれ正しくなければ「不備」と言えるのです。
「書類に不備がありましたら」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
それでは「書類に不備がありましたら」のビジネスでの使い方・には、どのようなものがあるのでしょうか。
たとえば、あなたが取引先に書類を郵送したとします。
その書類は、相手から書くように依頼されたものでした。
あなたは郵送したあとに、電話でその旨を伝達することにしました。
このような場合には、「もし書類に不備がありましたら、お手数ですがご連絡ください」と述べるとよいでしょう。
これにより、書類に問題がある場合を広く示して、相手に伝達できるのです。
この言葉を使用する場合は、より丁寧な表現ができることに注意しましょう。
たとえば「不備がありましたら」を「不備がございましたら」に言いかえできるのです。
使う相手によっては、さらに丁寧に言いかえて使用するように注意しましょう。
「書類に不備がありましたら」を使った例文
ここでは「書類に不備がありましたら」を使った例文を挙げていきます。
・『もし書類に不備がありましたら、お手数ですがご連絡ください』
・『書類に不備がありましたら、すぐに対処いたします』
・『書類に不備がありましたら、ご面倒でもご指摘願います』
「書類に不備がありましたら」の類語や敬語での言いかえ
それでは「書類に不備がありましたら」の類語や敬語での言いかえには、どのようなものがあるのでしょうか。
「書類に不備がありましたら」の類似表現
「書類に不備がありましたら」は、「文書に問題がありましたら」などの類似表現で言いかえできるでしょう。
また、「不備」は「欠陥」や「不具合」などに言い換えてもよいと言えます。
「書類に不備がありましたら」の敬語表現
「書類に不備がありましたら」を別な敬語表現で言い換えるとどうでしょうか。
たとえば「書類に不備がございましたら」という言い換えが可能です。
まとめ
このように「書類に不備がありましたら」は、文書に不備がある場合を示して前提を置いた表現です。
ビジネスでも書類提出の際に使用する言葉なので、おぼえておくとよいでしょう。
