「書類に不備がある」とは?ビジネスでの使い方や敬語や言い換えなど分かりやすく解釈

「書類に不備がある」とは? ビジネス用語【一語】

「書類に不備がある」とは?

ビジネスでの使い方や、敬語での言い換え方法などについて、分かりやすく解説していきます。

「書類に不備がある」とは?

「書類」「記録した文書」を示す言葉です。

この書類というものは、非常に広い範囲で使用できる言葉です。

紙の文書でもよいですし、電子文書でもよいのです。

一枚の文書でも、大量の文書でも、ひとことで「書類」と表現できるのです。

また、「不備」「備えていないこと」を示す言葉です。

これは「欠陥」とも言い換えできます。

「不備がある」というのは、正しくない状態、間違いがある状態を示す言葉なのです。

「書類に不備がある」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点

それでは「書類に不備がある」のビジネスでの使い方には、どのようなものがあるのでしょうか。

たとえば、あなたが部長だったとします。

部門の中の様々な活動について、ワークフローで承認する必要がありました。

たとえば出張費や交通費などの承認です。

そしてある承認申請に誤りがありました。

添付された書類が、申請されている事案とはまったく別なものだったのです。

このような場合に「添付の書類に不備があるので差し戻しました」と相手に伝達するとよいでしょう。

これにより、何かしらの文書に間違いがあったことを上手に表現できるのです。

この言葉を使う場合は、抽象的になることに注意しましょう。

「書類に不備がある」は対象と事実を述べているだけなのです。

そのため、具体的にどこがどう誤った状態なのかの情報がありません。

細かな修正指示が必要な場合には、この言葉だけでは抽象的すぎるので注意しましょう。


「書類に不備がある」を使った例文

ここでは「書類に不備がある」を使った例文を挙げていきます。

・『添付書類に不備があるので差し戻しました』
・『書類に不備があるようなので見直してください』
・『書類に不備があるため、手続を中止しました』

「書類に不備がある」の類語や敬語での言いかえ

それでは「書類に不備がある」の類語や敬語での言いかえには、どのようなものがあるのでしょうか。

「書類に不備がある」の類似表現

「書類に不備がある」は、「文書に誤りがある」「書面に間違いがある」などの類似表現で言いかえできます。

他にも様々な言い換えが可能ですので、調べてみるのもよいでしょう。

「書類に不備がある」の敬語表現

「書類に不備がある」を敬語表現で言い換えるとどうでしょうか。

たとえば「書類に不備がございます」という言い換えが可能です。

まとめ

このように「書類に不備がある」は、何かしらの文書に間違いがあることを示すためのフレーズです。

ビジネスでも使用する機会のある言葉なので、おぼえておくとよいでしょう。