「書類に不備がある」とは?
ビジネスでの使い方や、敬語での言い換え方法などについて、分かりやすく解説していきます。
「書類に不備がある」とは?
「書類」は「記録した文書」を示す言葉です。
この書類というものは、非常に広い範囲で使用できる言葉です。
紙の文書でもよいですし、電子文書でもよいのです。
一枚の文書でも、大量の文書でも、ひとことで「書類」と表現できるのです。
また、「不備」は「備えていないこと」を示す言葉です。
これは「欠陥」とも言い換えできます。
「不備がある」というのは、正しくない状態、間違いがある状態を示す言葉なのです。
「書類に不備がある」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
それでは「書類に不備がある」のビジネスでの使い方には、どのようなものがあるのでしょうか。
たとえば、あなたが部長だったとします。
部門の中の様々な活動について、ワークフローで承認する必要がありました。
たとえば出張費や交通費などの承認です。
そしてある承認申請に誤りがありました。
添付された書類が、申請されている事案とはまったく別なものだったのです。
このような場合に「添付の書類に不備があるので差し戻しました」と相手に伝達するとよいでしょう。
これにより、何かしらの文書に間違いがあったことを上手に表現できるのです。
この言葉を使う場合は、抽象的になることに注意しましょう。
「書類に不備がある」は対象と事実を述べているだけなのです。
そのため、具体的にどこがどう誤った状態なのかの情報がありません。
細かな修正指示が必要な場合には、この言葉だけでは抽象的すぎるので注意しましょう。
「書類に不備がある」を使った例文
ここでは「書類に不備がある」を使った例文を挙げていきます。
・『添付書類に不備があるので差し戻しました』
・『書類に不備があるようなので見直してください』
・『書類に不備があるため、手続を中止しました』
「書類に不備がある」の類語や敬語での言いかえ
それでは「書類に不備がある」の類語や敬語での言いかえには、どのようなものがあるのでしょうか。
「書類に不備がある」の類似表現
「書類に不備がある」は、「文書に誤りがある」、「書面に間違いがある」などの類似表現で言いかえできます。
他にも様々な言い換えが可能ですので、調べてみるのもよいでしょう。
「書類に不備がある」の敬語表現
「書類に不備がある」を敬語表現で言い換えるとどうでしょうか。
たとえば「書類に不備がございます」という言い換えが可能です。
まとめ
このように「書類に不備がある」は、何かしらの文書に間違いがあることを示すためのフレーズです。
ビジネスでも使用する機会のある言葉なので、おぼえておくとよいでしょう。
