「代わりに返信させていただきます」という言葉はビジネスシーンで使われることが多く、特に事務職などオフィスに常駐していることの多い人に覚えておいてもらいたい言葉です。
意味や基本的な使い方など、使う上で必要なことを簡単に説明します。
「代わりに返信させていただきます」とは?意味
「代わりに返信させていただきます」の「代わりに」とは他の社員の「代理」という意味で、「返信させていただきます」とは「メールの返事をさせてもらいます」という意味になります。
つまり、「代理でメールに返信させてもらいます」という意味合いで使われます。
「代わりに返信させていただきます」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
「代わりに返信させていただきます」という言葉は同じ会社に勤めている社員が不在で、取引先や協力会社の人がメールへの返事や必要な書類を求めている場合に代理で返信をする際に使われる言葉です。
代理で返信するのは、電話やメールで同じ部署の社員からお願いされた場合や取引先、協力会社の人に確認してメールで返信してほしいと依頼があった場合の2パターンがあります。
どちらも担当者に1度確認をとることが必要で、相手が必要としている情報を確認し、間違いのないようにメールで伝達することが大切です。
返信する内容や添付する書類などに間違いがあると、社内の情報漏洩になったり、相手に迷惑をかけてしまいますので充分に注意しましょう。
「代わりに返信させていただきます」を使った例文
・『本日、◯◯が1日外出しているため、代わりに返信させていただきます』
・『出張中の◯◯より連絡がありましたので、代わりに返信させていただきます』
・『◯◯は本日お休みをいただております。私◯◯が担当者の代わりに返信させていただきます』
「代わりに返信させていただきます」の言い換え表現
「代わりに返信させていただきます」の言い換え表現には「代わってお返事させていただきます」「代理でお返事させていただきます」「代わりにお答えさせていただきます」などがあります。
ちょっとした変化で言い換えることができ、相手やビジネスシーンによって使い分けることができるので、上手く取り入れていきましょう。
まとめ
ここでは「代わりに返信させていただきます」という言葉の意味や使い方など、例文を用いて簡単に説明してきました。
同じ会社の社員に代わって、取引先や協力会社の人に対してメールを返信することは少なくありません。
内容や添付書類は正しいのかなど相手に返信する内容をしっかりと確認し、自分が誰のどういう事情で代わりに返信するのかをしっかりと明記して送るようにしましょう。
