この記事では「ご返信が遅くなり大変申し訳ございません」について解説をします。
「ご返信が遅くなり大変申し訳ございません」とは?意味
手紙やメールへの返事を出すことが遅くなってすまない、という意味です。
「ご返信」は「返信」に「ご」をつけて、敬意を表す言い方にしたものです。
「返信」には、手紙やメールへの返事を送ること、またその手紙やメールという意味があります。
「ご」をつけることで、その行為を受ける人に対して敬意を表す言い方になります。
「遅くなり」は、ある基準よりも時間が経過している、時期が遅れているという意味です。
「申し訳ございません」は謝罪をするときに用います。
「大変」は程度がはなはだしいさまを表す言葉で、謝罪の言葉とともに使用をすると、深く反省している気持ちを表します。
「ございません」は、「ある」の意の丁寧語の「ございます」と、丁寧な打消しの表現の「ません」をつなげています。
「ご返信が遅くなり大変申し訳ございません」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
この言葉は、もらった手紙やメールに返事を出すことが遅くなってしまったときに使用をします。
こちらから出す手紙やメールの中で使うものです。
遅いとは、どれくらい時間が経過した場合をいうのか定義はありません。
もらったメールへの返事はその日のうちにしなければ、と思っているならば、次の日に返信をするのは遅いといえます。
しかし、1週間以内に返事をくださいと伝えられている場合ならば、メールをもらった次の日に返事を出すことを遅いとはいいません。
そのときの状況によって、遅いが意味する時期は異なるのです。
「大変」は程度がはなはだしいさまを表します。
「大変」を使わずに「申し訳ございません」としても失礼ではありません。
頻繁に「大変」を使用していると、大げさに受け取られてしまいます。
「ご返信が遅くなり大変申し訳ございません」を使った例文
・『○○社の○○です。ご返信が遅くなり大変申し訳ございません』
「ご返信が遅くなり大変申し訳ございません」の返答や返信例
この言葉自体に返答をする必要はなく、もらった手紙やメールに対して返答をします。
もらったメールなどの中に書かれている、もっとも伝えたい事柄に対して返事を書いてください。
こちらから手紙やメールを出しており、それに対してこの言葉が返ってきているので、さらにこちらから手紙やメールを出さないこともあります。
まとめ
この言葉は、手紙などを返すことが遅くなってしまったことへの謝罪です。
遅くなると相手に迷惑をかけてしまうので、謝罪をすることが望ましいです。
申し訳ないという気持ちが伝わるように、丁寧な表現を使いましょう。
