この記事では「不在のため代わりに返信いたします」について解説をします。
「不在のため代わりに返信いたします」とは?意味
ある人がいないので代わりに返事を出します、という意味です。
「不在」は、本来いるべき場所にいないことを意味します。
この場合だと、話し手がいるその場所にいないことを表しています。
「ため」は、理由や原因を表す語です。
「代わり」は、あるものの役割を他のものがすることをいいます。
「父の代わりに出席する」のような使い方をするもので、この例の場合だとある人が、本来は父ではないけれど、父の役をして出席をするという意味になります。
「返信」は、手紙やメールへの返事を出すこと、またその返事という意味です。
「いたし」は「いたす」のことで、「する」の謙譲語です。
「不在のため代わりに返信いたします」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
この言葉は、ある人がいないので、別の人がその役割をするときに使用をします。
メールや電話を送るときに用いるもので、電話で返事をするときには用いません。
たとえば、本来はAさんが返事を出さなければならないメールがあったとします。
しかし、しばらくの間Aさんはその場にはいないことになっていて、Aさんが戻ってくるのを待っていると、返事を出すのが遅くなってしまいます。
そこで、Aさんの代わりに別の人が返事を出すことにしました。
別の人からの返事をもらった相手は、「なぜAさんからではないのだろう」と疑問に思うことでしょう。
そういった疑問を持たせないために、このような言葉を使用します。
「不在のため」でも、誰がいないのか伝わるとは思いますが、誰がいないのかその人の名前もだした方が、相手にはわかりやすくなります。
「不在のため代わりに返信いたします」を使った例文
・『○○が不在のため代わりに返信いたします』
「不在のため代わりに返信いたします」の返答や返信例
返事を受け取っているはずなので、その中身を読みましょう。
そして、返事を受け取ったことと、返事をくれたことへのお礼を伝えます。
こちらから返すメールや手紙の中身は、相手からどのような内容のものを受け取ったかによります。
返事をもらって、それに対する返事なので、短い文章で構いません。
何も返さないと「受け取ってくれただろうか」と相手を不安にさせるので、受け取ったということだけでもよいので、伝えておいた方がよいでしょう。
まとめ
この言葉は、ある人がいないので、他の人がその役割をするときに使用をします。
このような言葉を使うことで、なぜこの人が返事を出したのかという、相手が持つであろう疑問を解消できます。
