この記事では「下記のとおりご報告いたします」について解説をします。
「下記のとおりご報告いたします」とは?意味
下に書いてあることを知らせます、といった意味です。
「下記」には、文章や記事の下に書いて示すこと、またその文章のことという意味があります。
「記」は、事柄を書き留めるという意味を持つ漢字です。
つまり、「下記」は書いてある事柄について使う言葉ということです。
これから話す事柄という意味ではありません。
「とおり」は、そのままという意味です。
「ご報告」は「報告」に「ご」をつけて、経緯を表す言い方にしたものです。
「報告」には、言葉や文章などで知らせることという意味があります。
「ご」をつけることで、その行為が及ぶ人に対して敬意を表すものになります。
この場合、報告をするのは話し手側で、敬意を表す対象は聞き手です。
「いたし」は「いたす」のことで「する」の謙譲語です。
「ます」は敬意を表します。
「下記のとおりご報告いたします」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
この言葉は、文章で報告をする際に使用をします。
任務の途中経過を知らせるとき、任務が終わったときなどに用いるものです。
「下記」は書いてある事柄のことなので、知らせたい事柄は紙などに書かれています。
これから報告したい事柄を口で伝えますということではありません。
そして、この言葉の後に知らせたい事柄が示されます。
この言葉と報告したい事柄の間に空白を作ったり、伝えたい事柄を箇条書きにしたりすると、どこからが報告なのかがわかりやすくなります。
敬意を表す言い方をしているので、この形で伝えても目上の人などに対して失礼にはなりません。
「報告します」という言い方もできますが、「ご報告いたします」の方が丁寧です。
「下記のとおりご報告いたします」を使った例文
・『○○について下記のとおりご報告いたします』
「下記のとおりご報告いたします」の返答や返信例
この言葉の下に報告の内容が書かれているので、まずはそれを読みましょう。
ただ知らせるためだけのものの場合は、返答をしないことがあります。
しかし、何も返さないと報告を読んでくれただろうかと相手が心配になるので、読んだことを伝えておくとよいでしょう。
報告内容から次の行動を考えることもあります。
どのような行動をしたらよいのか考え、指示を出したり、自分が実際に動いたりしましょう。
報告された事柄でわからない点があったら質問をします。
まとめ
この言葉は、文章で何かを知らせるときに使用をします。
口頭で報告をすることではありません。
この下に知らせたい事柄を書くことを忘れないようにしましょう。
