ビジネスシーンにおいて、「下記の通りご報告いたします」はよく使われています。
この言葉の意味、使い方と注意点、言い換えについて、詳しく解説していきます。
「下記の通りご報告いたします」の意味とは?
「下記」は、「下に、あるいは、その後に記してあること」という意味があります。
「下記の通り」で、「この下に記しましたように」というニュアンスになります。
「ご報告」は、「その状況や結果について述べる」という意味です。
「いたします」は、「する」をへりくだった敬語表現の「いたす」に置き換え、さらに丁寧な表現「ます」を付けた言い回しです。
ですから、「下記の通りご報告いたします」は、「その後に記しましたように、状況や結果についてお知らせします」という意味合いを、丁寧表現で言い回したした言葉です。
「下記の通りご報告いたします」の使い方と注意点
「下記の通りご報告いたします」は、丁寧表現になりますので、ビジネスシーンで使うことが出来ます。
「報告」という言葉の意味合いとして、「報告」は部下から上司にするもので、上司は部下から「報告」を受ける立場になります。
注意点としては、この関係性を理解しておかないと、前後の言葉の流れや敬語表現が曖昧になってしまうことです。
また、「下記」という言葉を使った場合のルールとして、文章を一区切りさせてから「記」と書いて、その下に報告内容を記載していく流れになります。
最後に、ここまでが「記」でしたという意味の「以上」を書いて締めくくる形にします。
「下記の通りご報告いたします」の言い換え
ビジネスシーンで「下記の通りご報告いたします」のような意味合いを表現するには、どういった言い回しや言い換えが相応しいか、いくつか例を挙げて紹介していきます。
・「下記の通りご報告させていただきます」
謙譲表現の「させていただく」を用いることにより、「これから行うことを目上の人にお伺いした上で進めていく」といったニュアンスになります。
ビジネスシーンで使う場合には、「下記の通りご報告いたします」に比べて、こちらのほうがより相応しい表現になります。
・「以下の通りご報告いたします」
「下記」では、記載のルールがありましたが、「以下に」を使った場合は、文章の流れの中で報告を記載することが出来ます。
報告の様式に合わせて、「下記」と「以下」を使い分けられるように理解しておきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ビジネスシーンでは、物事が進む度に「報告」する必要があります。
報告する場面や状況に応じて、「下記の通りご報告いたします」といった言葉を元に、言い回しや言い換えを上手く使い分け、目上の上司にきちんと伝えられるようにしたいものです。
