「お電話があった旨を伝えておきます」という言葉は、主に事務所で仕事をする人が使用することの多く、ビジネスシーンにおいて身近な言葉です。
言葉の意味や使い方、注意点など、例文を用いながら簡単に説明します。
「お電話があった旨を伝えておきます」とは?意味
「お電話があった旨を伝えておきます」は、現在外出している、出張に行っている、席を外している人に対して会社へ電話がかかってきた場合に相手へ添える言葉の1つです。
簡単に言うと「電話があったことを◯◯(担当者や指名を受けた人の名前)へ伝えておきますね」といった意味合いです。
「旨」というのは「こと」という意味で、電話があったという事柄、出来事という意味合いが含まれています。
事務員さんや総務など、基本的にデスクワークをメインで行っている人は使い慣れている言葉ですが、外出することの多い営業さんやその他の職種の人も覚えておくと、電話対応をすることになった際にとても便利なので参考にしてみてください。
「お電話があった旨を伝えておきます」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
「お電話があった旨を伝えておきます」という言葉は、お客様や取引先、提携先の人から電話を受け、担当者が不在だった場合に使用します。
注意しておきたいのは、相手から折り返しをお願いされた場合は言い回しが変わってきます。
折り返しが必要な場合は「◯◯様からお電話があった旨を伝え、担当者である◯◯より折り返しさせて頂きます」と伝えるのが基本です。
さらに「何かお伝えしておきましょうか?」と用件を確認しておくと、後から確認する手間を省くことができ、相手にも担当者にも助かることなので是非取り入れてみてください。
ただ、相手と担当者にしか分からない内容等もあるので、しつこく聞かないように注意しましょう。
「お電話があった旨を伝えておきます」を使った例文
・『◯◯は現在、会議中にて席を外しております。◯◯様よりお電話があった旨伝えておきます』
・『◯◯は本日、1日は外出の予定となっております。連絡を取り、お電話があった旨を伝えておきます』
・『申し訳ありません。◯◯は先月をもって退職しておりまして、現在は◯◯が担当をしておりますが、外出中のため、連絡を取りお電話があった旨伝えておきます』
「お電話があった旨を伝えておきます」の返答や返信例
「お電話があった旨を伝えておきます」に対しての返答する場合は、自分の要望を添えることが大切です。
電話があったことを伝えるのは基本的なことなので、「伝言」や「折り返しの有無」、「帰宅時間の確認」など、自分の知りたい情報が分かるように電話を受けてくれた相手へ正確に伝えるようにしましょう。
自分で電話をしてもまた不在の場合も考えられますので、伝言ができない内容の場合でも自分へ折り返ししてもらうように頼むのがビジネスをスムーズに進めるポイントです。
まとめ
ここでは「お電話があった旨を伝えておきます」という言葉について、意味や使い方、注意点、返答例など、使う上で重要なポイントを簡単に説明してきました。
電話を受けた際には、この言葉だけでなく添えると相手も助かることなどを考え、気の利いた対応ができるように上手く会話に取り入れていきましょう。
