この記事では「事務的な連絡」という言葉について説明していきます。
「事務的な連絡」とは?
言葉そのものを扱うものではなく、連絡についての評価の言葉といえ、最も事務的と言えるのが必要事項だけが書かれた連絡、ついで事務的な連絡と言えるのが定型文による連絡と言えます。
面接の不合格通知で不合格になった人のエピソードをつけてフォローするような文章があった場合は事務的な連絡とは対極にある連絡と言えます。
ただし時間的な問題もあり、事務的な連絡にせざるを得ないというケースはあります。
「事務的な連絡だったがしょうがない」などの使い方があり、文章としてはメールにおいて「3月21日に防災訓練を行うので30分早く来ること」くらいの最低限のものであれば事務的な連絡と指すことが出来るでしょう。
「事務的な連絡」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
事務的な連絡は必要最低限の情報のものであるため、読みやすさがメリットではありますが、相手が人間であるという部分のバランス感覚が難しい部分ではあります。
社内の連絡などは事務的な連絡であることも致し方ない部分はあります。
店舗からのお知らせのようなメールにおいては事務的な連絡からは遠い内容になっており、時候の挨拶や人気商品の紹介、エピソードの紹介などが含まれるケースがあります。
流石に顧客一人一人に合わせたものにすることまでは手間とコストの問題で不可能と言えますがAIの進歩次第では変化も考えられます。
「事務的な連絡」を使った例文
・『合否のお知らせが事務的な連絡なのはわかっていても気分が良くない』
「事務的な連絡」そのものを使った例文です。
この場合定型文的な合否のお知らせとなります。
・『顧客向けとは思えない事務的な連絡が届いたが間違いだったようだ』
事務的な連絡は会社と社員の間で行うケースが一般的で、店舗と顧客の関係では使うことはないためこういった例文になります。
・『(時候の挨拶) 厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただきます。当社にご応募いただいたことに感謝するとともに、◯◯様のご活躍をお祈り申し上げます』
これは不採用通知書の例文ですが、あまりに定型文的なため、「事務的な連絡」と取られるケースがあります。
「事務的な連絡」の類語や敬語での言いかえ
「定型文」「最低限のメール(連絡)」などが類語と言えます。
「事務的な連絡」の類似表現
コピペ的な文章という言葉も遠くない言葉と言えます。
「事務的な連絡」の敬語表現
評価としての言葉であり、敬語で表現するタイプの言葉ではありませんが「事務的なご連絡」とすることは可能です。
ただし使う場面がほぼありません。
「事務的な連絡」の返答や返信例
返答できるケースでは事務的な連絡で返すか、その人にしか返せないような文章で返す事が考えられますが、その人にしか返せない内容で返すことに意味があるかという問題はあります。
まとめ
事務的な連絡は言葉そのもので使うよりも、「連絡」への評価という使い方になります。
「きれいな絵」「面白い話」のような言葉の枠に入ると言えるでしょう。
