「あいにく〇〇は外出しております」という言葉はビジネスでもよく耳にする言葉で、社会人になれば誰でも使う機会があります。
使う上で必要な意味や使い方などを説明しますので、知識の1つとして覚えておきましょう。
「あいにく〇〇は外出しております」とは?意味
「あいにく〇〇は外出しております」の「あいにく」とは「目的や希望に添えないこと」「都合が悪い状況」といった意味があり、「◯◯」の部分は電話で名指しされた相手や問い合わせた内容に関しての担当者の名前が入ります。
「外出」とは漢字の意味そのままで「外に出ている」という意味があり、全体を通すと「希望に添えず◯◯は外に出かけています」という意味合いになります。
「あいにく〇〇は外出しております」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
「あいにく〇〇は外出しております」という言葉は事務員が使うことが多く、電話対応の際にかけてきた相手の話したい相手が外出しているときに使われます。
「あいにく」という言葉から、相手の希望に添えない状況が理解できるので相手に断りの意味を込めて用いられています。
外出をしているとは言え、相手は名指しした相手やその担当者に用事があるから電話をしてきているので、代理の担当者に代わるか、どうしても本人でないといけない場合はその人に連絡をとって折り返しをしてもらうとの旨を伝えるようにしましょう。
外出していないからといって、「申し訳ありません」と謝罪のみで済ませようとすると相手に失礼なので、相手の納得できる対応ができるように注意してください。
「あいにく〇〇は外出しております」を使った例文
・『あいにく〇〇は外出しております。お昼には戻ると思いますので、戻り次第折り返しいたしましょうか?』
・『あいにく〇〇は外出しております。本日は帰社予定がないため、出先からお電話するよう伝言いたします』
・『あいにく〇〇は外出しております。代理の担当者に代わりますので、少々お待ちくださいませ』
「あいにく〇〇は外出しております」の返答や返信例
「あいにく〇〇は外出しております」という言葉を言われた場合には、相手から提案がないときには「折り返しお電話いただきたいのですが」や「何時頃お帰りでしょうか?」など、相手の今日の予定を確認すると連絡が取りやすく二度手間になりません。
ビジネスは無駄を省くことでスムーズに進められるので、折り返しまたは確実に会社にいる時間を確認し、再度連絡するようにしましょう。
まとめ
ここでは「あいにく〇〇は外出しております」という言葉の意味やビジネスでの使い方、返答の仕方について、例文を用いて説明してきました。
業務の中に電話対応がある人は特にこの言葉を使うことが多いので、説明したことをしっかりと覚えておきましょう。
