みなさんは、ビジネスシーンにおいて、「忌引き休暇をいただいていたためご回答に時間を要してしまいました」を使ったことはありますか?
今回は、この言葉の意味、使い方や注意点、言い換えについて、詳しく解説していきます。
「忌引き休暇をいただいていたためご回答に時間を要してしまいました」とは?
「忌引き休暇」とは、親族の葬儀などを理由にした休暇のことで、会社に事情を伝えた上で取る休みを休暇といいます。
「いただいていたため」は、理由の説明に用いられる言い方です。
「ご回答」は、相手の問いかけへの返答を意味し、接頭語を付けた丁寧な表現です。
「時間を要してしまいました」は、行動を起こすまでの時間を想定よりも余分に経過してしまったことを伝えた言葉です。
つまり、「忌引き休暇をいただいていたためご回答に時間を要してしまいました」は、相手からの問い合わせ等への対応が自分の都合により遅れてしまったことを伝えた言葉になります。
「忌引き休暇をいただいていたためご回答に時間を要してしまいました」の使い方や注意点
身内に不幸があった際に、会社に事情を説明し申請して取る休みを「忌引き休暇」と言いますが、それを理由にお客様対応などに遅れが発生してしまった状況を「忌引き休暇をいただいていたためご回答に時間を要してしまいました」が言い表しています。
この言葉を使う上での注意点としては、「自分の都合を長々と述べて言い訳をしている」表現であることが挙げられます。
相手にとってみれば、例え忌引きであっても、ただの言い訳にしか聞こえません。
相手が求めているものは、「遅れた理由」ではなく、「お詫びと本来の対応」+「改善策」です。
ビジネスシーンにおいて、一番避けるべき事態は、物事が滞り前に進まなくなることです。
事情があり対応が遅れてしまいそうであれば、部署内やチーム内で情報を共有し、対応の引き継ぎをすべきです。
それを怠ったためにお客様に迷惑がかかり、さらに会社の信用を落とす原因にも繋がってしまうわけです。
「忌引き休暇をいただいていたためご回答に時間を要してしまいました」の言い換え
・『この度は弊社の不手際により対応が遅れてしまい大変申し訳ございません』
・『この度は管理の不行き届きによりご迷惑をおかけいたしました』
・『この度は対応が遅れましたことを深くお詫び申し上げます』
・『お客様には大変なご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません』
まずは、相手への謝罪の言葉を述べるべきです。
その後で、本来の対応を丁寧に行い、最後に、今後同じ不手際がないよう努める旨を相手に伝えます。
まとめ
いかがでしたか。
ビジネスシーンでは、お客様対応や業務が滞ることが大きな損失に繋がってしまいます。
状況を見極めて最善の手を尽くせるよう、心掛けたいものです。
