みなさんは、ビジネスシーンにおいて、「念のためご報告いたします」を使ったことはありますか?
今回は、この言葉の意味、使い方や注意点、言い換えについて、詳しく解説していきます。
「念のためご報告いたします」とは?
「念のため」は「念を押す」という意味合いの言葉で、「ご報告」は目上の相手に対して物事の経過や結果を知らせることを意味する言葉です。
「念を押す」ことを伝えた表現であるため、既に相手には「経過や結果」などの情報が共有されている可能性があることを示唆しています。
そして、語尾の「いたします」は、「する」の謙譲表現になります。
つまり、「念のためご報告いたします」とは、目上の相手に対して「念押しとしてお知らせします」という意味合いを丁寧な言い方で伝えたものです。
「念のためご報告いたします」の使い方や注意点
ビジネスシーンにおいて、既に情報が共有されている状況で、担当者や直属の上司などに「念押し」の意味合いとして報告をする際に使われているのが、「念のためご報告いたします」です。
報告漏れがないか、あるいは、正しく伝わっているかどうかを確認する作業とも言えるでしょう。
業務を滞りなく進めるためには、確認や連絡、報告の作業はとても重要になります。
チームや部署内で情報を共有し、共通の認識でいてこそ、同じ方向に進んでいけるからです。
しかし、何度も同じことを繰り返し確認していては、前に進まず足踏みしているとも言えます。
したがって、「念のため」の振る舞いは最低限の行動とすべきで、それよりも、一度の確認作業や報告の内容や精度を高めることに注力したほうが、効率が良いと言えるでしょう。
つまり、「念のためご報告いたします」は問題なく活用できる言葉ですが、何度も繰り返し使うものではないことを覚えておくと良いでしょう。
また、「念のため」は敬語表現ではなく、相手に“威圧感”を与えてしまう場合もあるため、目上の相手に対して使うのは避けるべきとも言えます。
言い換えや敬語表現を工夫して、失礼のない伝え方を選択したいところです。
「念のためご報告いたします」の言い換え
・『ご存知のとおりですがご報告いたします』
・『ご承知のとおりですがご報告いたします』
・『ご承知かと存じますがご報告させていただきます』
・『改めてご報告いたします』
・『改めてご報告申し上げます』
・『大変恐縮ですが、再度ご報告いたします』
・『お忙しいところ恐縮ですが、再度確認させてください』
・『何度も失礼いたします、ご報告させてください』
報告や連絡はとても大切な業務ですが、相手の時間を無駄に奪ってしまうことは避けるべきです。
どうしても、再確認や念押しの報告が必要な際は、相手にお詫びを伝える意味合いの言葉を伝えるようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか。
「念のためご報告いたします」の背景には、「相手が既に知っているかも」や、「まだ報告していないかも」といった曖昧な状況が想定されます。
報告が重複した場合は、相手に手間取らせてしまい、未報告であれば作業の落ち度が咎められる可能性があります。
できれば、何度も同じことを繰り返さなくて済むよう、業務の精度を高めていきたいものです。
