みなさんは、ビジネスシーンにおいて、「折り返し連絡をするように申し伝えておきます」を使ったことはありますか?
今回は、この言葉の意味、使い方や注意点、言い換えについて、詳しく解説していきます。
「折り返し連絡をするように申し伝えておきます」とは?
「折り返し」は、電話対応に関する言葉で、かけ直しによる再連絡を指しています。
「折り返し連絡するように」は、相手に「できるだけ早く電話を掛け直して再連絡を取ります」と伝えた言い方です。
「申し伝えておきます」は、伝言として情報を社内共有することを表す言葉で、丁寧な言い方で相手に伝えています。
つまり、「折り返し連絡をするように申し伝えておきます」とは、相手からの電話に対して、事情により取り次ぐことができなかったため、出来るだけ早くこちらから電話を掛け直すことを社内共有しておきますと伝えた言い回しです。
「折り返し連絡をするように申し伝えておきます」の使い方や注意点
取引先から電話があった際に、目的の担当者が離席しており、すぐに電話に出ることができない場面で、席に戻り次第、折り返しすることを共有したと伝えたのが「折り返し連絡をするように申し伝えておきます」になります。
一般オフィスはもちろんのこと、コールセンター業務などでも使われているフレーズです。
こちらから折り返す旨を伝え、電話先の相手の名前を聞いておくなどの配慮も必要です。
この言葉を使う上での注意点としては、相手が急ぎの用件であった場合を想定し、急ぎ折り返すことを伝えるべき場面もあることです。
「申し伝えておきます」だけでは、いつ折り返しが来るのか不安にさせてしまう恐れもあります。
相手の状況を見極めて、言い換えや言い回しの工夫が必要になるでしょう。
「折り返し連絡をするように申し伝えておきます」の言い換え
・『すぐに連絡をするよう伝えておきます』
・『早急にご連絡差し上げるよう申し伝えます』
・『至急ご連絡いたしますよう伝えます』
・『迅速に対応させていただきます』
・『すぐに折り返し手配いたします』
・『すぐに折り返し差し上げます』
相手が急いでいる状況が分かっている場面で、“言い回しが長い、回りくどい”というのは、不適切と言えます。
短く的確に伝えるよう、言い換えや言い回しが工夫できると良いでしょう。
まとめ
いかがでしたか。
「折り返し連絡をするように申し伝えておきます」は、取引先や顧客からの入電に対応した言葉です。
目上の相手に対して、丁寧で適切な敬語表現で伝えるのはとても大切なことです。
とは言え、至急連絡が欲しいと聞いているにも関わらず、長々と丁寧表現を言い回して返答していては、相手の時間を使っているも同然です。
「かしこまりました。
至急折り返しいたします」とシンプルに的確に伝えれば、安心感と信頼感に繋がるものです。
