この記事では「その旨をご記入ください」について解説をします。
「その旨をご記入ください」とは?意味
そのことを書いてください、という意味です。
「その」は、聞き手が今目の当たりにしている事柄や場面を指します。
この前に何かが伝えられており、そのものを指しています。
「旨」は述べたことの中心という意味です。
「ご記入」は、決められた用紙などに書き入れることを、その行為をする人に尊敬の意を示す表現にしています。
他人の行為を表す語に「ご」をつけて、その行為をする人に尊敬の意を表します。
「ください」は、ある事柄をするように相手に求める意です。
「その旨をご記入ください」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
この言葉は、聞き手にある事柄を書いてもらうために用います。
「その旨」が示す内容はこの前に述べられています。
たとえば、ある施設を利用するために申し込み用紙に記入をする必要があるとします。
申し込みを担当しているものに、利用希望者が声をかけてきました。
利用希望者は、小さな子供がいるけれど利用できるか心配をしているようです。
申し込み用紙に子供がいることを書いてもらえれば、施設を利用することができます。
そのことを書くように利用希望者に担当者の方から伝えました。
このときに担当者が使う言葉です。
ある事柄を書いてもらう必要があるので、「ください」という表現を用いています。
「〜くださると幸いです」という言い方をすると柔らかく伝えられるのですが、「幸いです」という表現は、「それをしても、しなくてもよい」と受け取られることがあります。
そのため、何かをしてもらう必要があるときは「ください」という表現が使われます。
「その旨をご記入ください」を使った例文
・『承知いたしました。それでは、こちらにその旨をご記入ください』
「その旨をご記入ください」の返答や返信例
何かを書くように求められているので、書くことに差し支えがないならばそれを書きます。
所定の欄があるので、その場所に書いてください。
書く内容や書き方がわからないときは、この言葉を伝えている人に尋ねてください。
何を書けばよいのか、どのように書けばよいのか教えてくれるはずです。
また、書き方を説明した用紙やウェブページなどが用意されていることもあり、それを見ながら書くこともできます。
記入にためらいがあるならば、そのことを伝えてください。
まとめ
この言葉は、ある事柄を書くように求めるものです。
書いてもらう必要があるので、「ください」という表現を用いています。
もしも書き方や書く内容でわからないことがあれば、説明をしてあげてください。
