みなさんは、ビジネスシーンにおいて、「時間を要してしまいました」を使ったことはありますか?
今回は、この言葉の意味、使い方や注意点、言い換えについて、詳しく解説していきます。
「時間を要してしまいました」とは?
「時間を要する」という言葉がありますが、「時間がかかる」という意味で、「時間を必要とする」という言い方から派生した言葉です。
「しまいました」は、「行動を終えたことで残念な結果となった」という場面で使われる言い方で、「ですます調」の丁寧な言い方の過去形です。
つまり、「時間を要してしまいました」とは、ある物事への対応について「時間を必要としてしまった」という状況を相手に伝えた言葉となります。
「時間を要してしまいました」の使い方や注意点
ビジネスシーンにおいて、資料作成やデータ分析、お客様対応などについて、予定の時間を過ぎて作業や行動に遅れが生じてしまった際に使われるのが「時間を要してしまいました」です。
「時間を要する」という状況は、処理能力や作業効率の問題、また解決が難しい場合など、シチュエーションは様々です。
一般的には、「時間を要してしまいました」という表現は社内的に用いるのが良く、社外的な場面では言い換えや敬語表現に工夫が必要になります。
この言葉を使う上での注意点としては、「時間を要してしまった理由」などを伝えても、あまり意味を成さないことが挙げられます。
例えば、「明日までに資料を仕上げなければならない状況であったにも関わらず、データ分析に想像以上の時間がかかってしまった」ということもあるでしょう。
だからと言って、締め切りを過ぎても良いことにはなりません。
大切なのは、まずは遅れたことに対してお詫びを伝え、本来の責務を果たすこと、そして同じことが起きないよう改善することです。
「時間を要してしまいました」の言い換え
・『対応が遅れてしまい誠に申し訳ございませんでした』
・『予定が過ぎてしまいご迷惑をおかけしました』
・『大変遅くなりお詫び申し上げます』
・『時間がかかりましたこと深くお詫び申し上げます』
・『不手際により対応に遅れが生じましたこと深謝いたします』
・『資料作成に手間取り大変申し訳ございませんでした』
・『お待たせいたしました、資料が整いました。この度は時間を要してしまい大変申し訳ございませんでした。取り急ぎ資料を配布させていただきます』
「お詫びの言葉」、「現在の状況」、「今後の進め方」、「改善策」など、相手が本当に求めているものは何であるのかを理解することが最も重要なことです。
相手の立場になって、まずは心からお詫びを伝えることから始めましょう。
まとめ
いかがでしたか。
ビジネスシーンでは突発的なミスやトラブルは付き物ですが、双方にとって大きな損失となり得るリスクがあるものです。
「時間を要する」ことが想定される場合には、事前に相手に相談する、スケジュールに余裕を持たせる、部署やチームで情報を共有し手分けして取り組むなど、物事を前に進ませる努力をしていきたいところです。
