「ご記入ください」という表現法についての解説です。
「ご記入ください」とは?意味
「ご記入ください」は、記入してくれという言葉を丁寧に言い表した表現法で、若干ながら命令に近い言葉です。
なので、目上の方に使用した場合、差し当たりがある言い回し表現になり望ましい表現法ではないでしょう。
この表現のポイントは、「ください」が相手に実行することを強く求めるので、ほぼ命令です。
なので、命令だと受け取られたくない場合、「ご記入願います」とか、「ご記入願いますと幸いです」とまでへりくだるとよいでしょう。
こうすれば、受け手側は、お願いをされているのだと解釈しますので、命令をされるよりも良い印象になりビジネスであれば快く契約について了承を得やすくなるわけです。
「ご記入ください」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
「ご記入ください」は、ビジネスでは、相手側に対して記入を迫る場合に使用し、命令という形に近い形で相手に対して記入を迫るために使用します。
なので、注意してほしい点は、この表現は、「ください」という部分が結局の所、相手側に実行することを強く願うため、命令であるということです。
なので、命令だという解釈にとられたくないのであれば、「ご記入願います」という表現にして記入してほしいという要望を出すような表現にするとよいでしょう。
「ご記入ください」を使った例文
・『こちらの用紙にご記入ください』
・『ご記入くださいますと幸いです』
・『こちらにお名前とご住所、電話番号をご記入ください』
「ご記入ください」の返答や返信例
「ご記入ください」についての返事は、別に返事をする必要はありません。
この言葉は、口頭であれば、書面に記入をする、メールであれば、メールのどこかに記入する項目があるので内容を記入して返信するだけで返事をしたとみなします。
なお、あえて無視するというのも返事になるため、無視した場合、記入を拒否したということで、了承しなかったと判定します。
なので、記入しないという場合、相手側はビジネスであればビジネスの内容について了承しなかったと判断をすることが一般的です。
まとめ
「ご記入ください」が微妙なラインの敬語である理由は、「ください」という表現が実は命令なのでは?という意見があるがゆえです。
「ください」は要望を強く言い表すため、命令であると解釈されやすいです。
なので、言い替えが望ましく「ご記入願います」にするか、「ご記入願いますと幸いです」くらいまでへりくだるという方法があります。
ビジネスにおいては、相手側に対して強要するというのは望ましくないと考える場合、「ご記入願います」という形でお願いをする立場で命令ではありませんと表現するのが望ましい表現です。
