みなさんは、ビジネスシーンで「申し伝えておきます」という言葉を使ったことはありますか?
今回は、この言葉の意味、使い方と注意点、言い換えについて詳しく解説していきます。
「申し伝えておきます」の意味とは?
「申し」は、「言う」をへりくだって丁寧にした言い方です。
「伝えて」は、「伝言やことづて」を指します。
「おきます」は、「しておく」+丁寧表現の「ます」の組み合わせで、「前もってやっておくこと」を丁寧にした言い方です。
つまり「申し伝えておきます」は、「相手から聞いた内容について、ことづてをしておくこと」を丁寧に言い表した言葉です。
「申し伝えておきます」の使い方と注意点
「申し伝えておきます」は、ビジネスシーンにおいて、電話の代理対応などの場面で、相手から聞いた内容をきちんと伝える約束をする時に使う言葉です。
「申し伝える」という言い方と丁寧表現の「ます」により、目上の相手に対して使うことが出来ます。
このままでも十分に丁寧な表現ですが、相手からの要望に対して、「かしこまりました。
確かに申し伝えておきます」と言葉を添えると、より一層丁寧な言い回しにすることが出来ます。
「申し伝えておきます」の言い換え
ビジネスシーンで、「申し伝えておきます」を使いこなすための工夫を、いくつか例を見ながら考えてみましょう。
・『その旨、申し伝えておきます』
「その旨」は、「その話の内容について」という意味があります。
ですから、相手から聞き取った内容について「その旨」と表現することにより、相手は「きちんと聞き取ってくれている」と理解し安心することができます。
こういった、配慮の一言を添えるだけでも、コミュニケーションがとても円滑になりますので、覚えておくと良いでしょう。
・『そのように申し伝えておきます』
「そのように」は、相手から聞いた内容を「復唱」しているニュアンスがあり、相手は「話を伝えることが出来ている」と受け止め、安心することが出来ます。
こういった場合、自分は、相手と内容を伝える人との間に立っている状況になります。
相手は目的の人に対して、直接伝えられないことへの不安がある状況とも言えます。
間に立つ役目を担う場面では、その不安を取り除くことが出来るような配慮の一言を添えられると、ビジネスパーソンとしての信頼も深まるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
「申し伝えておきます」は、相手から預かった大切な話や伝言を、目的の人にきちんと伝えることを約束する言葉と言えます。
本来であれば、相手としてはその電話で本人と直接話したい状況であることを理解し、間違いなく伝えることを約束することが出来れば、相手は安心して電話を切ることが出来ます。
ビジネスシーンでは、こういった電話でのやり取りが頻繁に行われますので、「申し伝えておきます」の使い方と工夫を、ぜひマスターしておきましょう。
