みなさんは、ビジネスシーンにおいて、「資料の説明をしますので」を使ったことはありますか?
今回は、この言葉の意味、使い方や注意点、言い換えについて、詳しく解説していきます。
「資料の説明をしますので」とは?
「資料」とは、物事の成果や研究結果などをまとめた書類を指す言葉で、ビジネスシーンでは切っても切り離せない重要なアイテムです。
業務において、この資料内容を精査し、質と完成度を高めておくことは優先事項となります。
「説明をしますので」は、「ある物事について相手に分かりやすく述べること」を表す言葉です。
つまり、「資料の説明をしますので」は、用意された資料の内容や見方について、事前に分かりやすく伝え、理解を深めてもらうことが目的であると言い表した言葉です。
「資料の説明をしますので」の使い方や注意点
チームミーティングや部署内ミーティング、またwebミーティング等においても、事前に準備した資料の細部について、関係者に説明を行う場面はよくあることです。
こういった場合に、ミーティングや打ち合わせに参加してもらう相手に対して、「資料の説明をしますので」と伝えることがあります。
参加者に資料を渡し、細部に渡って説明を加えることで、参加者の理解を深め、意見や質問を募ることで資料の精度を上げることにも繋がります。
この言葉を使う上での注意点としては、「資料の説明をしますので」という言い回しが敬語表現ではないことが挙げられます。
目上の上司や取引先を相手に伝える場合には、「資料についてご説明いたしますので」といった丁寧表現での敬語で伝えることが必要になります。
「資料の説明をしますので」の言い換え
・『資料のご説明をいたしますゆえ』
・『資料についてご説明いたしますので』
・『資料の説明を行います』
・『資料をご説明いたします』
・『資料の事前確認をお願いします』
本会議に向けて、事前に資料の質を高めておく必要がある場面で、「資料の内容について説明を行う」という取り組みは大きな役割を果たします。
参加者も、上司や同僚、部下、社外の関係者など様々なケースが想定されます。
状況に合わせて言い換えを工夫できると良いでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
「資料の説明をしますので」は、相手に資料の見方などについて話しておきたいことがある際に使われている言葉です。
もしも、相手に分からないことがあった場合は、資料内容が理解しにくいものである可能性も考えられ、構成やレイアウトを修正すればより良い資料に仕上げることができるかも知れません。
資料作成者は、「これで良し」と思うものですが、読み解く側は「もう少し分かりやすい資料を」と感じることもあります。
そういった意味で、「資料の説明をしますので、お集まりください」と相手に伝えることは、とても有意義であると言えるでしょう。
