「下記までご連絡ください」についての解説です。
「下記までご連絡ください」とは?意味
上記の言葉は、下記という部分が、住所だったり、連絡先になり、この連絡先に連絡してくださいというのがこの文章の意味です。
なお、この言い方、かなり失礼でして、「ご連絡ください」という部分が全くと言ってよいほど、敬語でもありませんし、丁寧語にはなるんですが、丁寧語に当たるのは実は、ご連絡という部分だけであとは、ですますを使用した尊敬語に謙譲語という言葉ですらありません。
よって、この言葉は、単に、下記に記した場所に連絡するように命じた、命令といってよいです。
「下記までご連絡ください」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
「下記までご連絡ください」は、ビジネスの文章で使用する場合、命令という形に捉えられるため、あえて、「下記までご連絡くださいますよう、お願いします」という形で、相手側にこちら側が丁寧にお願いをしているというイメージで文章を構築するのが良いです。
「下記までご連絡ください」は、自社にて身内同士であれば失礼に当たらないとみてよいですが、第3者や企業同士で連絡を行う場合失礼ですので、言い換えるのが望ましいでしょう。
「下記までご連絡ください」を使った例文
・『従業員各員、○○については、下記までご連絡ください』
この例は、○○という事情に対し、従業員となる人物は、連絡をする義務があるというものです。
よって、自社の従業員に対して連絡を強要するため、命令とみられるこの言葉を使用して連絡をするよう強要しています。
「下記までご連絡ください」の返答や返信例
この言葉への返答及び返信は、下記という連絡先に連絡を入れれば、返答や返信をしたとみなします。
逆に、下記という連絡先に期限内に連絡をしなかった場合、連絡を怠ったと相手はみなすので連絡が必要であると判断したものは、下記と記した部分に連絡を入れるとよいでしょう。
なお、返信側は連絡を入れるか入れまいかは自由なので、返信したくないな、と感じたり、返信する意味はないなと感じた場合はあえて無視するという選択も可能です。
まとめ
「下記までご連絡ください」は、連絡が必要でかつ、命令という形で連絡を入れてほしい場合に使用するのですが、この言葉、ビジネスパートナーの方に対して使用した場合、強制という形になりますので失礼に値します。
よって、言い方を変えて「下記まで、ご連絡いただけましたら幸いです」というような形で、へりくだり、相手側が連絡をしてくれるととてもうれしいというような感じで報告を待つという姿勢をとるのが良いでしょう。
なお、別に社内で連絡を取り合う場合、命令という形でもよいだろうという場合、この文章をテンプレートのように使用してもよいのでこの言葉はあくまで、命令という形になるため、失礼に値するが故、第3者であるビジネスパートナーやお客様には使用してはいけないという風に考えます。
