理由書について解説していきます。
今さら聞きにくいビジネス用語を、正しく学びましょう。
「理由書」とは?
理由書とは、ある事柄が起こった理由を述べた書式をあらわします。
社内文書のひとつで、どうしてそのようなミスが生まれたのか、分かりやすく記したものです。
備品の紛失、遅延、書類上の不備に対して用いられています。
失態をおかした理由について書かれた文書です。
「理由書」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
理由書は企業によっては、フォーマットが用意されていることもあります。
そのため勤め先の企業のルールに即して、処理していくことが大切です。
また一般的な理由書は、トラブル発生の理由のみを記します。
なぜそのような失態をしたのか、報告を兼ねて書いていきましょう。
お詫びのひと言や反省の言葉など、感情的な文は入れずに事実を淡々と述べていきます。
ポイントを抑えて、読みやすい文になるよう心得ておきましょう。
「理由書」を使った例文
・『作業が遅れたため、遅延理由書を記した』
・『誤った処理をしたため、訂正理由書を提出した』
・『紛失理由書を出すように、上司に諭された』
「理由書」の類語や敬語での言いかえ
「理由書」と同じようなものに「遅延理由書」があります。
本来出すべき期限をまもらず、書類の提出が遅れてしまった場合に使います。
同じようなミスを繰り返さないためにも、理由付けは明確におこないましょう。
「理由書」の類似表現
よく似た言い方に「始末書」もあります。
始末書は違反行為をおこなったとき、不祥事を起こした場合の内部文書をあらわします。
理由書に比べて内容が濃く、処分の一環として扱われることも多いです。
理由に加えて、長文の反省文を綴るものが一般的になっています。
人事評価に大きく左右するので、もし命じられたら慎重に記していきましょう。
「理由書」の敬語表現
あるトラブルが起こったとき、その経緯を記した文書を「顛末書」とよんでいます。
どうしてそのような失態が起こったのか、理由書よりも具体的に記した文書になります。
再発防止という観点が強いので、すべての事態が収束した後に書かれます。
社内文書として適用されるほか社外の関係者に対する報告書として、顛末書が利用されることもあります。
「理由書」の返答や返信例
理由書は社内文書のひとつ。
そのため文書が届いたら「たしかに受け取りました」と返信しておきます。
受諾したことを、先方にお伝えしましょう。
まとめ
理由書の意味と使い方を学びました。
理由書は遅延など、軽微なミスが発生したときの理由を記した社内文書です。
始末書に比べてライトな意味があり、淡々とその理由を書き綴っていきます。
事実を分かりやすく記して、同じようなミスをおこさないように整えたものです。
正しい意味を把握して、仕事に活かしてください。
